Registro delle attività di trattamento

Stato al 16 ottobre 2026

Questo registro è tenuto secondo l’art. 12 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e l’art. 24 dell’ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa). Elenca cosa fa Finz’art con i dati personali, per conto proprio e per conto delle persone che usano l’applicazione. È pubblicato per trasparenza; l’informativa sulla privacy spiega gli stessi trattamenti all’utente, nel dettaglio.

Chi tiene questo registro

Jordane Vettese, ditta individuale Finz’art - JVettese, IDI CHE-313.464.758, vedi le note legali. Contatto per la protezione dei dati: support@finzart.ch.

Finz’art ha due ruoli. È titolare del trattamento per gli account, l’abbonamento, il supporto e il sito (parte A). È responsabile del trattamento (art. 9 LPD) per i dati che l’utente inserisce sui suoi clienti, i suoi pazienti, i suoi fornitori e il suo team: il titolare è l’utente (parte B).

A. Trattamenti di cui Finz’art è titolare

A1. Account, accesso ed e-mail di servizio

• Scopo. Creare e proteggere l’account, ritrovare gli stessi dati su più dispositivi, inviare il codice di conferma, il codice per la password dimenticata, i messaggi della prova, l’invito o la riammissione di una persona del team.
• Persone interessate. Gli utenti e le persone che invitano nel loro team.
• Dati. Indirizzo e-mail, password in forma di hash (scrypt), lingua, date di conferma e di prova, versione e data di accettazione delle condizioni d’uso, dispositivi collegati (nome, tipo, ultima sincronizzazione), impronte dei token di sessione, numero di tentativi di accesso falliti.
• Destinatari. Infomaniak Network SA, Svizzera (hosting del server, della banca dati e della posta).
• Conservazione. Finché l’account esiste; la cancellazione dell’account cancella tutto in un’unica operazione. I backup notturni cifrati scadono dopo trenta giorni. Un token di sessione è cancellato sette giorni dopo la revoca o trenta giorni dopo la scadenza.

A2. Abbonamento

• Scopo. Sottoscrivere, incassare e gestire l’abbonamento.
• Persone interessate. Gli utenti che si abbonano.
• Dati. Presso Stripe: indirizzo e-mail e dati di pagamento. Sul server di Finz’art: lo stato dell’abbonamento, la data della prossima scadenza e l’identificativo del cliente presso Stripe, mai il numero della carta.
• Destinatari. Stripe Payments Europe Ltd, Irlanda.
• Conservazione. Finché l’account esiste; la cancellazione dell’account annulla l’abbonamento. Stripe conserva i propri dati secondo i suoi obblighi legali.

A3. Supporto e modulo di contatto

• Scopo. Rispondere alle domande e alle richieste.
• Persone interessate. Chiunque scriva al supporto.
• Dati. Nome, indirizzo e-mail, messaggio.
• Destinatari. Infomaniak Network SA, Svizzera (posta). Il server trasmette il messaggio senza conservarne copia.
• Conservazione. Nella casella del supporto per la durata dello scambio, al massimo dodici mesi.

A4. Sito web

• Scopo. Servire il sito e proteggerlo.
• Persone interessate. I visitatori del sito.
• Dati. Log tecnici del server: indirizzo IP, pagina richiesta, data. Nessun cookie, nessuna misurazione del pubblico.
• Destinatari. Infomaniak Network SA, Svizzera (hosting).
• Conservazione. Durata limitata, solo a fini di sicurezza.

A5. Limite giornaliero del servizio di analisi

• Scopo. Limitare quanto un account può spendere ogni giorno in richieste al servizio di analisi.
• Persone interessate. Gli utenti dell’assistente.
• Dati. L’identificativo dell’account, il giorno e il numero di richieste. Mai il contenuto di una richiesta.
• Destinatari. Nessuno: questo contatore resta sul server, in Svizzera.
• Conservazione. Due giorni, poi cancellato.

A6. Verifica degli aggiornamenti dell’applicazione mobile

• Scopo. Sapere se è disponibile un aggiornamento.
• Persone interessate. Gli utenti dell’applicazione mobile.
• Dati. Versione installata, tipo di dispositivo, identificativo di installazione proprio di questa copia dell’applicazione. Nessun dato inserito nell’applicazione.
• Destinatari. Expo (650 Industries, Inc.), Stati Uniti, che ospita gli aggiornamenti.
• Conservazione. Secondo le condizioni di Expo; Finz’art non collega questo identificativo a nulla.

B. Trattamenti svolti per conto degli utenti

Titolare: ogni utente, per le persone di cui inserisce i dati. Responsabile del trattamento: Finz’art, nei limiti del punto 6 delle condizioni d’uso. Senza account Finz’art, i dati restano sul dispositivo dell’utente e Finz’art non ne tratta nessuno, salvo la scansione (B7), l’assistente (B6) e la trascrizione della voce (B8) se l’utente li usa.

B1. Sincronizzazione e backup dei dati di gestione

• Categorie di trattamento. Copiare sul server, poi sugli altri dispositivi dell’account e del suo team, i dati di gestione dell’utente.
• Persone interessate. Clienti, pazienti, fornitori e persone del team dell’utente.
• Dati. Contatti (nomi, indirizzi, e-mail, telefoni), preventivi, fatture, note di credito e di addebito, pagamenti, spese, cantieri, ore, appuntamenti della pianificazione con le loro note, offerte dei fornitori, calcoli interni dei preventivi, giornale delle modifiche, rendiconti IVA, impostazioni e logo dell’azienda.
• Destinatari. Infomaniak Network SA, Svizzera. Le persone del team secondo i moduli che l’utente apre loro; la sua fiduciaria in sola lettura.
• Conservazione. Finché l’account esiste. Il giornale di sincronizzazione al massimo novanta giorni; la traccia di una cancellazione (tipo e identificativo, senza contenuto) finché l’account esiste; un avviso di modifica scartata al massimo trenta giorni. I backup notturni cifrati scadono dopo trenta giorni.

B2. Giustificativi e dossier per la fiduciaria

• Categorie di trattamento. Conservare le foto e i PDF dei giustificativi allegati alle spese; depositare, su decisione dell’utente, il dossier contabile di un periodo per la sua fiduciaria.
• Persone interessate. Fornitori e chiunque sia nominato su un documento.
• Dati. File dei giustificativi, esportazioni del periodo (CSV, Excel, XML, giornale delle registrazioni, rendiconto IVA).
• Destinatari. Infomaniak Network SA, Svizzera. La persona che detiene il link di sola lettura creato dall’utente; le persone del team che hanno il modulo Spese.
• Conservazione. Un giustificativo scompare dal server con la sua spesa; un dossier, quando l’utente lo ritira; un link vale un anno e si ritira in qualsiasi momento; tutto scompare con l’account. La conservazione legale dei documenti per dieci anni (art. 958f CO) resta compito dell’utente, sul suo dispositivo e nei suoi backup cifrati.

B3. Link di accettazione di un preventivo

• Categorie di trattamento. Pubblicare un preventivo su un link che l’utente invia al cliente, e conservare la prova dell’accettazione.
• Persone interessate. I clienti degli utenti.
• Dati. Il preventivo e i recapiti professionali dell’utente; all’accettazione, il nome inserito dal cliente, la data, l’ora e il suo indirizzo IP, con una copia del preventivo accettato.
• Destinatari. Infomaniak Network SA, Svizzera. Chiunque detenga l’indirizzo del link.
• Conservazione. Il link vale la durata indicata sul preventivo e si revoca in qualsiasi momento; la prova è cancellata novanta giorni dopo la fine del link.

B4. Team

• Categorie di trattamento. Invitare persone nello spazio dell’utente e aprire loro dei moduli.
• Persone interessate. Collaboratori e fiduciarie invitati.
• Dati. Indirizzo e-mail invitato, ruolo, moduli aperti, date di invito e di accettazione, impronta del codice di invito, autore di ogni modifica nel giornale di sincronizzazione.
• Destinatari. Infomaniak Network SA, Svizzera.
• Conservazione. L’impronta del codice è cancellata alla sua scadenza, sette giorni dopo l’invio; il resto finché l’accesso o l’account esiste.

B5. Dati sanitari (settore delle cure)

• Categorie di trattamento. Tenere la scheda di un paziente e ciò che la sua assicurazione malattia chiede per il rimborso.
• Persone interessate. I pazienti degli utenti del settore delle cure.
• Dati degni di particolare protezione (art. 5 lett. c LPD). Data di nascita, sesso, assicuratore, numeri di assicurato e di tessera d’assicurato, motivo del trattamento, medico e prescrizione, prescrizioni precedenti, tipo di cure di ogni visita, note degli appuntamenti.
• Destinatari. Infomaniak Network SA, Svizzera, con un account. Questi dati figurano sulla fattura del paziente e non sono mai trasmessi all’assistente.
• Conservazione. Come B1.
• Misure specifiche. La modalità discreta è attiva fin dall’inizio in questo settore. L’applicazione ricorda all’utente che questi dati sono sensibili e che ne è responsabile verso i suoi pazienti, segreto professionale compreso.

B6. Assistente e lettura dei documenti da parte del servizio di analisi

• Categorie di trattamento. Bozze di solleciti, dettatura e correzione di preventivi, riformulazione di una riga, punto della settimana, domande, categoria di una spesa, lettura dei campi di un documento.
• Persone interessate. Clienti, pazienti e fornitori che l’utente nomina o che figurano su un documento.
• Dati. Il testo dettato o digitato, i fatti di un sollecito, l’immagine di un documento, secondo la funzione; in modalità discreta, senza i nomi dei clienti e dei fornitori. Il dettaglio figura al punto 3 dell’informativa sulla privacy.
• Destinatari. Anthropic PBC, Stati Uniti, tramite il server di Finz’art, che non ne conserva né il testo né l’immagine.
• Conservazione. Nessuna sul server di Finz’art. Presso Anthropic, secondo il suo contratto sul trattamento dei dati; Anthropic non usa questi dati per addestrare i suoi modelli.

B7. Riconoscimento del testo di un documento (scansione)

• Categorie di trattamento. Leggere il testo di una foto o di un file importato.
• Persone interessate. Chiunque sia nominato sul documento.
• Dati. Solo l’immagine del documento, senza identificativo dell’utente.
• Destinatari. a9t9 software GmbH (ocr.space), Germania, direttamente dal telefono.
• Conservazione. Nessuna presso Finz’art; presso ocr.space secondo la sua informativa. Il testo letto resta sul dispositivo.

B8. Trascrizione della voce

• Categorie di trattamento. Trasformare in testo una dettatura fatta su un telefono, con un account o il codice di accesso.
• Persone interessate. L’utente e le persone che nomina dettando.
• Dati. La registrazione della voce e parole attese.
• Destinatari. Nessuno: il software di trascrizione è installato sul server di Finz’art, in Svizzera. Il riconoscimento vocale del telefono o del browser, quando è usato, è soggetto alle condizioni del suo fornitore.
• Conservazione. In memoria per la durata della trascrizione, mai scritto sul disco; l’applicazione cancella la registrazione dal telefono subito dopo l’invio.

C. Comunicazione all’estero

D. Misure di sicurezza (art. 8 LPD, art. 1 a 3 OPDa)

• Server, banca dati, backup e posta ospitati in Svizzera; scambi cifrati (HTTPS).
• Password in forma di hash (scrypt); tentativi di accesso limitati, account bloccato dopo più errori.
• Token di sessione di breve durata, rinnovati a ogni uso, con rilevamento di un token rubato; un ripristino della password o «Disconnetti gli altri dispositivi» chiude subito tutte le sessioni.
• Separazione rigorosa tra gli account; in un team, accesso limitato ai moduli aperti; fiduciaria in sola lettura; accesso ritirato dalla sincronizzazione successiva.
• Link pubblici (preventivo, fiduciaria) composti da un lungo token casuale, limitati nel tempo e revocabili.
• Backup notturni della banca dati cifrati, conservati trenta giorni.
• Sul dispositivo: segreti nel portachiavi iOS o nel Keystore Android; backup dell’utente cifrati (AES 256 GCM).
• Consensi distinti e revocabili prima della scansione, della lettura da parte del servizio di analisi e dell’assistente; modalità discreta attiva fin dall’inizio nel settore delle cure.
• Log del server senza contenuti di gestione né segreti.

E. Aggiornamento

Questo registro è rivisto a ogni modifica di un trattamento, insieme all’informativa sulla privacy.