Registre des activités de traitement

État au 16 octobre 2026

Ce registre est tenu selon l’art. 12 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et l’art. 24 de l’ordonnance sur la protection des données (OPDo). Il liste ce que Finz’art fait des données personnelles, pour son propre compte et pour le compte des personnes qui utilisent l’application. Il est publié par transparence ; la politique de confidentialité explique les mêmes traitements à l’utilisateur, en détail.

Qui tient ce registre

Jordane Vettese, entreprise individuelle Finz’art - JVettese, IDE CHE-313.464.758, voir les mentions légales. Contact pour la protection des données : support@finzart.ch.

Finz’art a deux rôles. Il est responsable du traitement pour les comptes, l’abonnement, le support et le site (partie A). Il est sous-traitant (art. 9 LPD) pour les données que l’utilisateur saisit sur ses clients, ses patients, ses fournisseurs et son équipe : l’utilisateur en est le responsable (partie B).

A. Traitements dont Finz’art est responsable

A1. Comptes, connexion et e-mails de service

• Finalité. Créer et protéger le compte, retrouver les mêmes données sur plusieurs appareils, envoyer le code de confirmation, le code de mot de passe oublié, les messages de l’essai, l’invitation ou la réadmission d’une personne de l’équipe.
• Personnes concernées. Les utilisateurs et les personnes qu’ils invitent dans leur équipe.
• Données. Adresse e-mail, mot de passe sous forme de hachage (scrypt), langue, dates de confirmation et d’essai, version et date d’acceptation des conditions d’utilisation, appareils connectés (nom, type, dernière synchronisation), empreintes des jetons de session, nombre d’essais de connexion manqués.
• Destinataires. Infomaniak Network SA, Suisse (hébergement du serveur, de la base et de la messagerie).
• Conservation. Tant que le compte existe ; la suppression du compte efface tout en une opération. Les sauvegardes nocturnes chiffrées expirent après trente jours. Un jeton de session est effacé sept jours après sa révocation ou trente jours après son expiration.

A2. Abonnement

• Finalité. Souscrire, encaisser et gérer l’abonnement.
• Personnes concernées. Les utilisateurs qui s’abonnent.
• Données. Chez Stripe : adresse e-mail et données de paiement. Sur le serveur Finz’art : l’état de l’abonnement, la date de la prochaine échéance et l’identifiant du client chez Stripe, jamais le numéro de carte.
• Destinataires. Stripe Payments Europe Ltd, Irlande.
• Conservation. Tant que le compte existe ; la suppression du compte annule l’abonnement. Stripe conserve ses propres données selon ses obligations légales.

A3. Support et formulaire de contact

• Finalité. Répondre aux questions et aux demandes.
• Personnes concernées. Toute personne qui écrit au support.
• Données. Nom, adresse e-mail, message.
• Destinataires. Infomaniak Network SA, Suisse (messagerie). Le serveur transmet le message sans en garder de copie.
• Conservation. Dans la boîte du support le temps de l’échange, au plus douze mois.

A4. Site web

• Finalité. Servir le site et le protéger.
• Personnes concernées. Les visiteurs du site.
• Données. Journaux techniques du serveur : adresse IP, page demandée, date. Aucun cookie, aucune mesure d’audience.
• Destinataires. Infomaniak Network SA, Suisse (hébergement).
• Conservation. Durée limitée, à des fins de sécurité uniquement.

A5. Plafond quotidien du service d’analyse

• Finalité. Limiter ce qu’un compte peut dépenser chaque jour en demandes au service d’analyse.
• Personnes concernées. Les utilisateurs de l’assistant.
• Données. L’identifiant du compte, le jour et le nombre de demandes. Jamais le contenu d’une demande.
• Destinataires. Aucun : ce compteur reste sur le serveur, en Suisse.
• Conservation. Deux jours, puis effacé.

A6. Vérification des mises à jour de l’application mobile

• Finalité. Savoir si une mise à jour est disponible.
• Personnes concernées. Les utilisateurs de l’application mobile.
• Données. Version installée, type d’appareil, identifiant d’installation propre à cette copie de l’application. Aucune donnée saisie dans l’application.
• Destinataires. Expo (650 Industries, Inc.), États-Unis, qui héberge les mises à jour.
• Conservation. Selon les conditions d’Expo ; Finz’art ne relie cet identifiant à rien.

B. Traitements faits pour le compte des utilisateurs

Responsable : chaque utilisateur, pour les personnes dont il saisit les données. Sous-traitant : Finz’art, dans les limites du point 6 des conditions d’utilisation. Sans compte Finz’art, les données restent sur l’appareil de l’utilisateur et Finz’art n’en traite aucune, sauf le scan (B7), l’assistant (B6) et la transcription de la voix (B8) si l’utilisateur les emploie.

B1. Synchronisation et sauvegarde des données de gestion

• Catégories de traitement. Copier sur le serveur, puis sur les autres appareils du compte et de son équipe, les données de gestion de l’utilisateur.
• Personnes concernées. Clients, patients, fournisseurs et personnes de l’équipe de l’utilisateur.
• Données. Contacts (noms, adresses, e-mails, téléphones), devis, factures, notes de crédit et de débit, paiements, charges, chantiers, heures, rendez-vous du planning et leurs notes, offres fournisseurs, calculs internes des devis, journal des modifications, décomptes TVA, réglages et logo de l’entreprise.
• Destinataires. Infomaniak Network SA, Suisse. Les membres de l’équipe selon les modules que l’utilisateur leur ouvre ; sa fiduciaire en lecture seule.
• Conservation. Tant que le compte existe. Le journal de synchronisation est gardé nonante jours au plus ; la trace d’une suppression (type et identifiant, sans contenu) tant que le compte existe ; un avis de modification écartée trente jours au plus. Les sauvegardes nocturnes chiffrées expirent après trente jours.

B2. Justificatifs et dossier pour la fiduciaire

• Catégories de traitement. Garder les photos et PDF des justificatifs joints aux charges ; déposer, sur décision de l’utilisateur, le dossier comptable d’une période pour sa fiduciaire.
• Personnes concernées. Fournisseurs et toute personne nommée sur une pièce.
• Données. Fichiers des justificatifs, exports de la période (CSV, Excel, XML, journal des écritures, décompte TVA).
• Destinataires. Infomaniak Network SA, Suisse. La personne qui détient le lien de lecture seule créé par l’utilisateur ; les membres de l’équipe qui ont le module Charges.
• Conservation. Un justificatif disparaît du serveur avec sa charge ; un dossier, quand l’utilisateur le retire ; un lien vaut un an et se retire à tout moment ; tout disparaît avec le compte. La conservation légale des pièces pendant dix ans (art. 958f CO) reste l’affaire de l’utilisateur, sur son appareil et dans ses sauvegardes chiffrées.

B3. Lien d’acceptation d’un devis

• Catégories de traitement. Publier un devis sur un lien que l’utilisateur envoie à son client, et garder la preuve de l’acceptation.
• Personnes concernées. Les clients de l’utilisateur.
• Données. Le devis et les coordonnées professionnelles de l’utilisateur ; à l’acceptation, le nom saisi par le client, la date, l’heure et son adresse IP, avec une copie du devis accepté.
• Destinataires. Infomaniak Network SA, Suisse. Toute personne qui détient l’adresse du lien.
• Conservation. Le lien vaut la durée affichée sur le devis et se révoque à tout moment ; la preuve est effacée nonante jours après la fin du lien.

B4. Équipe

• Catégories de traitement. Inviter des personnes dans l’espace de l’utilisateur et leur ouvrir des modules.
• Personnes concernées. Collaborateurs et fiduciaires invités.
• Données. Adresse e-mail invitée, rôle, modules ouverts, dates d’invitation et d’acceptation, empreinte du code d’invitation, auteur de chaque modification dans le journal de synchronisation.
• Destinataires. Infomaniak Network SA, Suisse.
• Conservation. L’empreinte du code est effacée à son expiration, sept jours après l’envoi ; le reste tant que l’accès ou le compte existe.

B5. Données de santé (secteur des soins)

• Catégories de traitement. Tenir la fiche d’un patient et ce que son assurance maladie demande pour le rembourser.
• Personnes concernées. Les patients des utilisateurs du secteur des soins.
• Données sensibles (art. 5 let. c LPD). Date de naissance, sexe, assureur, numéros d’assuré et de carte d’assuré, motif du traitement, médecin et prescription, prescriptions précédentes, sorte de soins de chaque passage, notes de rendez-vous.
• Destinataires. Infomaniak Network SA, Suisse, avec un compte. Ces données figurent sur la facture du patient et ne sont jamais transmises à l’assistant.
• Conservation. Comme B1.
• Mesures propres. Le mode discret est activé d’office dans ce secteur. L’application rappelle à l’utilisateur que ces données sont sensibles et qu’il en est responsable envers ses patients, secret professionnel compris.

B6. Assistant et lecture des documents par le service d’analyse

• Catégories de traitement. Brouillons de rappels, dictée et correction de devis, reformulation d’une ligne, point de la semaine, questions, catégorie d’une charge, lecture des champs d’un document.
• Personnes concernées. Clients, patients et fournisseurs que l’utilisateur nomme ou qui figurent sur un document.
• Données. Le texte dicté ou tapé, les faits d’un rappel, l’image d’un document, selon la fonction ; en mode discret, sans les noms des clients et des fournisseurs. Le détail figure au point 3 de la politique de confidentialité.
• Destinataires. Anthropic PBC, États-Unis, par le serveur Finz’art, qui n’en garde ni le texte ni l’image.
• Conservation. Aucune sur le serveur Finz’art. Chez Anthropic, selon son contrat de traitement des données ; Anthropic n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.

B7. Reconnaissance de texte d’un document (scan)

• Catégories de traitement. Lire le texte d’une photo ou d’un fichier importé.
• Personnes concernées. Toute personne nommée sur le document.
• Données. L’image du document seule, sans identifiant de l’utilisateur.
• Destinataires. a9t9 software GmbH (ocr.space), Allemagne, directement depuis le téléphone.
• Conservation. Aucune chez Finz’art ; chez ocr.space selon sa politique. Le texte lu reste sur l’appareil.

B8. Transcription de la voix

• Catégories de traitement. Transformer en texte une dictée faite sur un téléphone, avec un compte ou le code d’accès.
• Personnes concernées. L’utilisateur et les personnes qu’il nomme en dictant.
• Données. L’enregistrement de la voix et des mots attendus.
• Destinataires. Aucun : le logiciel de transcription est installé sur le serveur Finz’art, en Suisse. La reconnaissance vocale du téléphone ou du navigateur, quand elle est utilisée, relève des conditions de son éditeur.
• Conservation. En mémoire le temps de la transcription, jamais écrit sur le disque ; l’application efface l’enregistrement du téléphone dès l’envoi.

C. Communication à l’étranger

D. Mesures de sécurité (art. 8 LPD, art. 1 à 3 OPDo)

• Serveur, base de données, sauvegardes et messagerie hébergés en Suisse ; échanges chiffrés (HTTPS).
• Mots de passe hachés (scrypt) ; essais de connexion limités, compte verrouillé après plusieurs échecs.
• Jetons de session de courte durée, renouvelés à chaque usage, avec détection d’un jeton volé ; une réinitialisation du mot de passe ou « Déconnecter les autres appareils » ferme toutes les sessions sur le moment.
• Isolement strict entre les comptes ; dans une équipe, accès limité aux modules ouverts ; fiduciaire en lecture seule ; accès retiré dès la synchronisation suivante.
• Liens publics (devis, fiduciaire) faits d’un jeton aléatoire long, limités dans le temps et révocables.
• Sauvegardes nocturnes de la base chiffrées, conservées trente jours.
• Sur l’appareil : secrets dans le trousseau iOS ou le Keystore Android ; sauvegardes de l’utilisateur chiffrées (AES 256 GCM).
• Consentements distincts et révocables avant le scan, la lecture par le service d’analyse et l’assistant ; mode discret activé d’office dans le secteur des soins.
• Journaux du serveur sans contenu de gestion ni secret.

E. Mise à jour

Ce registre est revu à chaque changement d’un traitement, en même temps que la politique de confidentialité.