Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten

Stand: 16. Oktober 2026

Dieses Verzeichnis wird nach Art. 12 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und Art. 24 der Datenschutzverordnung (DSV) geführt. Es listet, was Finz’art mit Personendaten macht, auf eigene Rechnung und im Auftrag der Personen, die die App nutzen. Es wird aus Transparenz veröffentlicht; die Datenschutzerklärung erklärt dieselben Bearbeitungen den Nutzerinnen und Nutzern im Detail.

Wer dieses Verzeichnis führt

Jordane Vettese, Einzelunternehmen Finz’art - JVettese, UID CHE-313.464.758, siehe Impressum. Kontakt für den Datenschutz: support@finzart.ch.

Finz’art hat zwei Rollen. Für Konten, Abonnement, Support und Website ist Finz’art Verantwortlicher (Teil A). Für die Daten, die die Nutzerin oder der Nutzer über Kundschaft, Patientinnen und Patienten, Lieferanten und das eigene Team erfasst, ist Finz’art Auftragsbearbeiter (Art. 9 DSG): verantwortlich ist die Nutzerin oder der Nutzer (Teil B).

A. Bearbeitungen, für die Finz’art verantwortlich ist

A1. Konten, Anmeldung und Dienst-E-Mails

• Zweck. Das Konto erstellen und schützen, dieselben Daten auf mehreren Geräten finden, den Bestätigungscode, den Code bei vergessenem Passwort, die Nachrichten der Testphase sowie die Einladung oder Wiederaufnahme einer Person des Teams senden.
• Betroffene Personen. Die Nutzerinnen und Nutzer sowie die Personen, die sie in ihr Team einladen.
• Daten. E-Mail-Adresse, Passwort als Hash (scrypt), Sprache, Daten der Bestätigung und der Testphase, Fassung und Datum der akzeptierten Nutzungsbedingungen, verbundene Geräte (Name, Typ, letzte Synchronisation), Fingerabdrücke der Sitzungstoken, Anzahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche.
• Empfänger. Infomaniak Network SA, Schweiz (Hosting von Server, Datenbank und E-Mail).
• Aufbewahrung. Solange das Konto besteht; das Löschen des Kontos löscht alles in einem Schritt. Die verschlüsselten nächtlichen Sicherungen laufen nach dreissig Tagen ab. Ein Sitzungstoken wird sieben Tage nach seinem Widerruf oder dreissig Tage nach seinem Ablauf gelöscht.

A2. Abonnement

• Zweck. Das Abonnement abschliessen, bezahlen und verwalten.
• Betroffene Personen. Die Nutzerinnen und Nutzer, die ein Abonnement abschliessen.
• Daten. Bei Stripe: E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten. Auf dem Server von Finz’art: Status des Abonnements, Datum der nächsten Fälligkeit und Kundenkennung bei Stripe, nie die Kartennummer.
• Empfänger. Stripe Payments Europe Ltd, Irland.
• Aufbewahrung. Solange das Konto besteht; das Löschen des Kontos beendet das Abonnement. Stripe bewahrt seine eigenen Daten nach seinen gesetzlichen Pflichten auf.

A3. Support und Kontaktformular

• Zweck. Fragen und Anliegen beantworten.
• Betroffene Personen. Jede Person, die dem Support schreibt.
• Daten. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht.
• Empfänger. Infomaniak Network SA, Schweiz (E-Mail). Der Server leitet die Nachricht weiter, ohne eine Kopie zu behalten.
• Aufbewahrung. Im Postfach des Supports für die Dauer des Austauschs, höchstens zwölf Monate.

A4. Website

• Zweck. Die Website ausliefern und schützen.
• Betroffene Personen. Die Besucherinnen und Besucher der Website.
• Daten. Technische Protokolle des Servers: IP-Adresse, aufgerufene Seite, Datum. Keine Cookies, keine Reichweitenmessung.
• Empfänger. Infomaniak Network SA, Schweiz (Hosting).
• Aufbewahrung. Begrenzte Dauer, nur zu Sicherheitszwecken.

A5. Tageslimit des Analysedienstes

• Zweck. Begrenzen, was ein Konto pro Tag für Anfragen an den Analysedienst ausgeben kann.
• Betroffene Personen. Die Nutzerinnen und Nutzer des Assistenten.
• Daten. Die Kennung des Kontos, der Tag und die Anzahl Anfragen. Nie der Inhalt einer Anfrage.
• Empfänger. Keine: Dieser Zähler bleibt auf dem Server, in der Schweiz.
• Aufbewahrung. Zwei Tage, danach gelöscht.

A6. Prüfung auf Updates der mobilen App

• Zweck. Erfahren, ob ein Update verfügbar ist.
• Betroffene Personen. Die Nutzerinnen und Nutzer der mobilen App.
• Daten. Installierte Version, Gerätetyp, Installationskennung dieser Kopie der App. Keine in der App erfassten Daten.
• Empfänger. Expo (650 Industries, Inc.), USA, das die Updates bereitstellt.
• Aufbewahrung. Nach den Bedingungen von Expo; Finz’art verknüpft diese Kennung mit nichts.

B. Bearbeitungen im Auftrag der Nutzerinnen und Nutzer

Verantwortlich: jede Nutzerin und jeder Nutzer für die Personen, deren Daten sie oder er erfasst. Auftragsbearbeiter: Finz’art, im Rahmen von Punkt 6 der Nutzungsbedingungen. Ohne Finz’art-Konto bleiben die Daten auf dem Gerät und Finz’art bearbeitet keine davon, ausser beim Scan (B7), beim Assistenten (B6) und bei der Transkription der Stimme (B8), wenn sie genutzt werden.

B1. Synchronisation und Sicherung der Geschäftsdaten

• Kategorien der Bearbeitung. Die Geschäftsdaten auf den Server kopieren und von dort auf die anderen Geräte des Kontos und seines Teams.
• Betroffene Personen. Kundschaft, Patientinnen und Patienten, Lieferanten und Personen des Teams.
• Daten. Kontakte (Namen, Adressen, E-Mails, Telefonnummern), Offerten, Rechnungen, Gutschriften und Belastungsanzeigen, Zahlungen, Ausgaben, Baustellen, Stunden, Termine der Planung mit ihren Notizen, Lieferantenofferten, interne Kalkulationen der Offerten, Änderungsjournal, MWST-Abrechnungen, Einstellungen und Logo des Unternehmens.
• Empfänger. Infomaniak Network SA, Schweiz. Die Personen des Teams nach den freigegebenen Modulen; das Treuhandbüro nur lesend.
• Aufbewahrung. Solange das Konto besteht. Das Synchronisationsjournal höchstens neunzig Tage; die Spur einer Löschung (Typ und Kennung, ohne Inhalt) solange das Konto besteht; ein Hinweis auf eine verworfene Änderung höchstens dreissig Tage. Die verschlüsselten nächtlichen Sicherungen laufen nach dreissig Tagen ab.

B2. Belege und Dossier für das Treuhandbüro

• Kategorien der Bearbeitung. Die Fotos und PDFs der Belege zu den Ausgaben aufbewahren; auf Entscheid der Nutzerin oder des Nutzers das Buchhaltungsdossier einer Periode für das Treuhandbüro ablegen.
• Betroffene Personen. Lieferanten und jede auf einem Beleg genannte Person.
• Daten. Dateien der Belege, Exporte der Periode (CSV, Excel, XML, Buchungsjournal, MWST-Abrechnung).
• Empfänger. Infomaniak Network SA, Schweiz. Die Person, die den von der Nutzerin oder dem Nutzer erstellten Leselink besitzt; die Personen des Teams mit dem Modul Ausgaben.
• Aufbewahrung. Ein Beleg verschwindet mit seiner Ausgabe vom Server; ein Dossier, wenn es entfernt wird; ein Link gilt ein Jahr und lässt sich jederzeit entfernen; alles verschwindet mit dem Konto. Die gesetzliche Aufbewahrung der Belege während zehn Jahren (Art. 958f OR) bleibt Sache der Nutzerin oder des Nutzers, auf dem Gerät und in den verschlüsselten Sicherungen.

B3. Annahmelink einer Offerte

• Kategorien der Bearbeitung. Eine Offerte über einen Link veröffentlichen, den die Nutzerin oder der Nutzer der Kundschaft schickt, und den Nachweis der Annahme aufbewahren.
• Betroffene Personen. Die Kundschaft der Nutzerinnen und Nutzer.
• Daten. Die Offerte und die geschäftlichen Kontaktdaten der Nutzerin oder des Nutzers; bei der Annahme der von der Kundschaft eingegebene Name, Datum, Uhrzeit und IP-Adresse, mit einer Kopie der angenommenen Offerte.
• Empfänger. Infomaniak Network SA, Schweiz. Jede Person, die die Adresse des Links besitzt.
• Aufbewahrung. Der Link gilt so lange wie auf der Offerte angezeigt und lässt sich jederzeit widerrufen; der Nachweis wird neunzig Tage nach dem Ende des Links gelöscht.

B4. Team

• Kategorien der Bearbeitung. Personen in den Bereich der Nutzerin oder des Nutzers einladen und ihnen Module freigeben.
• Betroffene Personen. Eingeladene Mitarbeitende und Treuhandbüros.
• Daten. Eingeladene E-Mail-Adresse, Rolle, freigegebene Module, Daten der Einladung und der Annahme, Fingerabdruck des Einladungscodes, Urheberin oder Urheber jeder Änderung im Synchronisationsjournal.
• Empfänger. Infomaniak Network SA, Schweiz.
• Aufbewahrung. Der Fingerabdruck des Codes wird bei dessen Ablauf, sieben Tage nach dem Versand, gelöscht; der Rest solange der Zugang oder das Konto besteht.

B5. Gesundheitsdaten (Gesundheitsbereich)

• Kategorien der Bearbeitung. Die Karteikarte einer Patientin oder eines Patienten führen und das, was die Krankenversicherung für die Rückerstattung verlangt.
• Betroffene Personen. Die Patientinnen und Patienten der Nutzerinnen und Nutzer aus dem Gesundheitsbereich.
• Besonders schützenswerte Daten (Art. 5 Bst. c DSG). Geburtsdatum, Geschlecht, Versicherer, Versicherten- und Versichertenkartennummer, Behandlungsgrund, Ärztin oder Arzt und Verordnung, frühere Verordnungen, Art der Pflege jedes Besuchs, Notizen zu Terminen.
• Empfänger. Infomaniak Network SA, Schweiz, mit einem Konto. Diese Daten stehen auf der Rechnung der Patientin oder des Patienten und werden nie an den Assistenten übermittelt.
• Aufbewahrung. Wie B1.
• Eigene Massnahmen. Der diskrete Modus ist in diesem Bereich von Anfang an aktiviert. Die App erinnert daran, dass diese Daten sensibel sind und dass die Nutzerin oder der Nutzer dafür gegenüber den Patientinnen und Patienten verantwortlich ist, Berufsgeheimnis eingeschlossen.

B6. Assistent und Lesen von Dokumenten durch den Analysedienst

• Kategorien der Bearbeitung. Entwürfe von Mahnungen, Diktat und Korrektur von Offerten, Umformulieren einer Zeile, Wochenüberblick, Fragen, Kategorie einer Ausgabe, Lesen der Felder eines Dokuments.
• Betroffene Personen. Kundschaft, Patientinnen und Patienten sowie Lieferanten, die die Nutzerin oder der Nutzer nennt oder die auf einem Dokument stehen.
• Daten. Der diktierte oder getippte Text, die Fakten einer Mahnung, das Bild eines Dokuments, je nach Funktion; im diskreten Modus ohne die Namen der Kundschaft und der Lieferanten. Die Einzelheiten stehen in Punkt 3 der Datenschutzerklärung.
• Empfänger. Anthropic PBC, USA, über den Server von Finz’art, der weder den Text noch das Bild behält.
• Aufbewahrung. Keine auf dem Server von Finz’art. Bei Anthropic nach dessen Vertrag zur Datenbearbeitung; Anthropic verwendet diese Daten nicht zum Training seiner Modelle.

B7. Texterkennung eines Dokuments (Scan)

• Kategorien der Bearbeitung. Den Text eines Fotos oder einer importierten Datei lesen.
• Betroffene Personen. Jede auf dem Dokument genannte Person.
• Daten. Nur das Bild des Dokuments, ohne Kennung der Nutzerin oder des Nutzers.
• Empfänger. a9t9 software GmbH (ocr.space), Deutschland, direkt vom Telefon aus.
• Aufbewahrung. Keine bei Finz’art; bei ocr.space nach dessen Richtlinie. Der gelesene Text bleibt auf dem Gerät.

B8. Transkription der Stimme

• Kategorien der Bearbeitung. Ein auf dem Telefon gemachtes Diktat in Text umwandeln, mit einem Konto oder dem Zugangscode.
• Betroffene Personen. Die Nutzerin oder der Nutzer und die Personen, die beim Diktieren genannt werden.
• Daten. Die Aufnahme der Stimme und erwartete Wörter.
• Empfänger. Keine: Die Transkriptionssoftware ist auf dem Server von Finz’art installiert, in der Schweiz. Die Spracherkennung des Telefons oder des Browsers unterliegt, wenn sie genutzt wird, den Bedingungen ihres Anbieters.
• Aufbewahrung. Im Arbeitsspeicher für die Dauer der Transkription, nie auf die Festplatte geschrieben; die App löscht die Aufnahme nach dem Senden vom Telefon.

C. Bekanntgabe ins Ausland

D. Sicherheitsmassnahmen (Art. 8 DSG, Art. 1 bis 3 DSV)

• Server, Datenbank, Sicherungen und E-Mail in der Schweiz gehostet; verschlüsselte Verbindungen (HTTPS).
• Passwörter als Hash (scrypt); begrenzte Anmeldeversuche, Sperre des Kontos nach mehreren Fehlversuchen.
• Kurzlebige Sitzungstoken, bei jeder Verwendung erneuert, mit Erkennung eines gestohlenen Tokens; ein Zurücksetzen des Passworts oder «Andere Geräte abmelden» beendet alle Sitzungen sofort.
• Strikte Trennung der Konten; in einem Team Zugriff nur auf die freigegebenen Module; Treuhandbüro nur lesend; entzogener Zugang ab der nächsten Synchronisation.
• Öffentliche Links (Offerte, Treuhandbüro) aus einem langen zufälligen Token, zeitlich begrenzt und widerrufbar.
• Verschlüsselte nächtliche Sicherungen der Datenbank, dreissig Tage aufbewahrt.
• Auf dem Gerät: Geheimnisse im iOS-Schlüsselbund oder im Android Keystore; verschlüsselte Sicherungen der Nutzerin oder des Nutzers (AES 256 GCM).
• Getrennte und widerrufbare Einwilligungen vor dem Scan, dem Lesen durch den Analysedienst und dem Assistenten; diskreter Modus im Gesundheitsbereich von Anfang an aktiviert.
• Serverprotokolle ohne Geschäftsinhalte und ohne Geheimnisse.

E. Aktualisierung

Dieses Verzeichnis wird bei jeder Änderung einer Bearbeitung überprüft, gleichzeitig mit der Datenschutzerklärung.